届いた郵便物をオンラインで確認できるサービスとバーチャルオフィスについて

届いた郵便物の封を開けて中身を確認作業というのは地味に面倒なことはありませんか？封筒を開けずについつい後回しにしてしまったり、封筒やチラシなどをゴミとして捨てなければいけないなど紙での郵便物が減ってくれたらうれしいなと思っている人は多いのではないでしょうか？

この記事では届いた郵便物をPDFにスキャンしてくれるサービスとバーチャルオフィスを紹介していきます。

これからの電子帳簿保存法もあり紙で届いた請求書などもPDF化しなければいけません。毎月、何枚もあると地味に面倒な作業となるのでこんなサービスもあるのかと参考にしてもらえたらうれしいです。

 

アテナ（atena）のクラウド郵便サービス：日本郵政キャピタルと資本提携しているDX推進サービス

出典元：atena

郵便物をPDF化して転送してくれるクラウド郵便サービス「アテナ（atena）」。運営会社のatena株式会社（代表者：白髭直樹）が日本郵政キャピタルや名刺管理システムで有名なSanSanが出資している会社です。2022年5月にN-Technologiesより本社を晴海アイランドトリトンスクエアへ移転、同時に社名をatena株式会社へ変更しています。

提供しているサービスとなるクラウド郵便サービス「アテナ」とはどのようなサービスなのか解説していきます。

クラウド郵便サービス アテナとは

クラウド郵便サービス アテナは2020年5月よりスタートしたサービスで、クライアントのかわりに郵便物を受け取り、表面をスキャニングし電子化し、データベース化してクラウドを通じて届いた郵便物を確認することができるというもの。不要な郵便物はそのまま破棄、実物が必要なものは郵便として転送を行ってくれる郵便物の管理、代行をサービスです。

出典元：atena

 

 

アテナ申込の流れについて

アテナの利用までの流れは大まかには以下のようになっています。

①商談見積　→　②契約　→　③利用開始

アテナは1ヶ月に郵便物が50通を境に利用までの流れが異なります。
50通までは一律5,000円ですが、51〜150通は50通を超えた時点で1通あたり200円の料金が加算されます。150通を超えた場合でもサービスの停止があるわけではなくそのまま1通200円の請求となりますが、継続して150通を超える場合にはパッケージプランの提案をしてくれます。

webサイトから簡単に申し込むことができ、回収オプションのみの場合は本人確認不要ですぐ利用開始できますが住所を利用する場合には本人確認をし、住所の開通手続きが必要になるので1週間程度の時間がかかることを覚えておいて下さい。

 

郵便物スキャン転送サービスのあるバーチャルオフィス

ビジネスの郵便物を転送してくれるサービスとして最近注目されているのがバーチャルオフィスです。法人登記やHP、名刺用の住所として使え、届いた郵便物を指定の住所に転送してくれる私書箱サービスを用意している事業者がほとんです。しかし、ほとんどのバーチャルオフィスは郵便物をそのまま指定の住所に送くるだけなのでオンラインでなにが届いたかを確認することができません。

以下で紹介するバーチャルオフィスでは郵便物の中身をスキャニングしてPDFの形で送ってくるサービスを用意しています。ノマドワーカーや出張が多い人などにはおすすめとなりますので是非チェックしてみて下さい。

オフィス・ティラミス：港区高輪の珍しい戸建てバーチャルオフィス

オフィス・ティラミスは株式会社ファンプロジェクトが運営するバーチャルオフィスです。使える住所は「港区高輪」という人気の一等地。

珍しい戸建てタイプのバーチャルオフィスで会議室やキッチンスペース、屋上スペースがありイベントや交流会の開催などにも利用することができます。郵便物のPDF化サービスはバーチャルオフィスとして住所利用、電話転送、来客対応もしてくれる「フルプラン：月額7,700円」のみのサービスとなりますが、追加の費用なしで週2回PDF化して専用のサーバーへアップロード対応してくれます。

◎バーチャルオフィスと電子化転送サービスの料金について

月額費	7,700円（税込）
月額費以外に必要な料金	入会金：8,000円（税込）
電子化転送サービス料金	月額料金に含まれる　週2回
バーチャルオフィス住所	東京都港区高輪1-19-11
その他特徴	戸建てタイプのオフィスで会議室スペースや屋上、キッチンなどの設備が揃っている。

高輪の戸建てタイプのオフィスでスペース利用（有料）ができるバーチャルオフィスです。YouTubeの撮影用にキッチンスペースを使ったり、屋上スペースを交流会やイベントに活用したりすることができます。また、宿泊スペースも現在準備中だというアットホームで色々な使い方ができるバーチャルオフィスです。

オフィス・ティラミスのオフィス風景（画像：オフィス・ティラミスより）

 

AZEX バーチャルオフィス東京・銀座：月額1,100円、PDF1回300円従量課金制

バーチャルオフィス東京･銀座は株式会社エイゼックスが運営するバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスと併設してレンタルオフィスとしても利用することができます。

AZEXではオプションサービスとして郵便物のPDFへのスキャン転送サービスが1件あたり300円という従量課金制となります。バーチャルオフィスとして利用している方へのオプションサービスとなるのでバーチャルオフィス利用料などが別途必要となります。AZEXは月額1,100円～とバーチャルオフィス料金も安めなのでお試しで利用してみたいという人にはよいかもしれません。

1,100円のシルバーベーシックコースは郵便物が即時転送される郵便コストがかかります。郵便物たくさんが来る人は一つ上のシルバーコース（月額3,850円）がおすすめです。

＜おすすめのシルバーコース＞

月額費	3,850円
月額費以外に必要な料金	入会金5,000円
電子化転送サービス料金	300円/回
利用できる住所	東京都中央区銀座
その他特徴	・宅配便の受取りはNGで希望する人はプランアップが必要 ・郵便物は毎日、定期、都度転送（郵送料実費）から選ぶことが可能。オフィスでの受取や1ヶ月保管、破棄も可能

 

UPオフィス：郵便物電子化サービスのあるコスパの高いバーチャルオフィス

UPオフィスは不動産事業を行う株式会社 池田山エステートが運営しているバーチャルオフィスです。グループ会社には税理士法人ユープラスがありスタートアップ企業には心強い。

利用できる住所は「港区高輪」で、バーチャルオフィスだけでなくレンタルオフィスとして利用ができます。浅草線 高輪台駅から徒歩1分、五反田駅からも徒歩12分の立地に立つ池田山エステートが０から設計を手掛けた自社ビルです。

郵便物のスキャンサービスはオプションサービスになっていてバーチャルオフィスの利用料とは別に月額1,000円で行ってくれます。入会金1万円、年会費1万円がかかってしまいますが、郵便物がたくさん来てもオプション料金だけで対応してくれるのでコスパの高いバーチャルオフィスです。

月額費	3,850円（税込）
月額費以外に必要な料金	入会金：11,000円、年会費11,000円（税込）
電子化転送サービス料金	月額1,000円
利用できる住所	東京都港区高輪3-10-2 グラスプラス高輪
その他特徴	・オフィスが自社ビル ・レンタルオフィスは24時間利用可能

 

まとめ

郵便物を電子化してくれるサービスや３社のバーチャルオフィスを紹介してきました。

郵便物を電子化するためには事業社が封を切り中身が見えてしまうとリスクがあるためバーチャルオフィスでもサービス化している会社はほとんどありませんので是非参考にして下さい。

アテナは日本郵便キャピタルも資本に入るなどしっかりしたサービスですが利用料が高め、UPオフィスや他のバーチャルオフィスの方が電子化サービスの利用目的で申し込んでもトータルコストとしては安く抑えることができます。